نمونه رزومه مسئول دفتر؛ نکات و دانلود
مسئول دفتر، نقشی حیاتی در سازمان دارد. این شغل در حفظ فعالیت تیمها، اداره شرکت و مدیریت فعالیتهایی چون رزرو سالن جلسات، هماهنگی و برگزاری جلسات، رسیدگی به مراجعان و نگهداری اسناد و مدارک، نقش مهمی دارد. نقش مسئول دفتر به سایر افراد تیم کمک میکند تا بدون نگرانی و دغدغه درباره این فعالیتها، به وظایف تخصصی خود بپردازند.
شما به عنوان یک مسئول دفتر، وظایف متعددی را برعهده خواهید داشت و با افراد متفاوتی در سطوح سازمانی مختلف در ارتباط خواهید بود. اگر به تازگی از دانشگاه فارغالتحصیل شدهاید و میخواهید برای اولین بار شغلی را برعهده بگیرید تا مهارتهای متنوعی را تجربه کنید، شغل مسئول دفتر میتواند انتخاب مناسبی برای شما باشد.
در این شغل با افراد مختلفی معاشرت خواهید کرد، مهارتهای متنوع اداری را یاد خواهید گرفت و میتوانید شغلی پویا را تجربه کنید تا فرصتهای رشد و پیشرفت را برای خود رقم بزنید.
اگر به دنبال یافتن شغل مسئول دفتر هستید، رزومهای که متناسب با تواناییها و تجربههایتان باشد، به شما در دستیابی به این شغل، کمک شایانی خواهد کرد. در ادامه نکاتی برای نوشتن یک رزومه حرفهای برای مسئول دفتر آوردهایم.
به زمینه اصلی فعالیت خود اشاره کنید.
معمولا مهارتهای اداری موردنیاز در همه سازمانها یکسان است، اما لزوما به این معنا نیست که یک مسئول دفتر در سازمانی، میتواند همین شغل را در سازمان دیگری هم برعهده بگیرد.
استخدامکنندگان علاوه بر اینکه به تجربیات کاری شما توجه خواهند کرد، معمولا دوست دارند که جزییات بیشتری درباره شغل قبلی شما بدانند. برای مثال:
انواع صنایعی که در آنها کار کردهاید مثل صنعت داروسازی یا صنعت آیتی.
اندازه شرکت یا سازمانی که در آن کار کردهاید. برای مثال دفتر شما ۲۰ کارمند داشته است یا ۲۰۰ کارمند؟
دپارتمانی که مسئولیت دفتر آن را برعهده داشتهاید. برای مثال مسئول دفتر بخش منابع انسانی بودهاید یا بخش فروش و بازاریابی؟
به همین دلیل سعی کنید که نسبت به تجربیات کاری گذشته خود صادق باشید و آنها را با جزئیات لازم در رزومه خود بیان کنید.
کلمات کلیدی مسئول دفتر را به درستی انتخاب کنید.
کلمات کلیدی، کلماتی مرتبط با حوزه و تخصص موردنظر شماست که از اهمیت بیشتری برخوردار است. بودن این کلمات در رزومه، نشاندهنده فعالیتها و تخصص شما در آن حوزه است. با توجه به تواناییها و مهارتهای شما و شرح شغلی موردنظرتان، کلمات کلیدی متفاوتی دارای اهمیت و توجه هستند.
باید به دنبال فرصتهایی باشید تا از کلمات کلیدی در رزومه خود استفاده کنید. بهتر است کلمات کلیدی به صورتی نامحسوس در عناوین دستاوردها و تجربههای شغلیتان تلفیق شوند. کلمات کلیدی را میتوانید با حروف توپر (بولد) بنویسید. این یک راهکار بسیار موثر است که هم چگالی کلمات کلیدی در رزومه شما را افزایش میدهد و هم قابلیت جستجوی سریع در رزومه را افزایش میدهد. خوانندگان میتوانند با مرور سریع کلمات کلیدی، فوراً به تخصص و تمایز شما نسبت به رقبا پی ببرند.
در ادامه لیستی از پرکاربردترین کلمات کلیدی مسئول دفتر را آماده کردهایم.
| برنامهریزی فعالیتها | ثبت قرارهای ملاقات | خدمات مشتری | نوشتن نامههای اداری و رسیدگی به آنها |
| نگهداری اسناد و مدارک | هماهنگی و برگزاری جلسات | مدیریت دفتر | رسیدگی به مراجعان |
| برقراری ارتباط با مشتریان | برقراری ارتباط با مدیران سازمان |
دستاوردهای خود را برجسته کنید.
با توجه به اینکه مسئول دفتر، نقشی اساسی در عملکردهای روزانه یک شرکت دارد، ممکن است فکر کنید که شرح وظایف شما بدیهی است و همه نسبت به آن آگاه خواهند بود. اما با این حال باز هم باید تجربیات کاری خود را با جزئیات بیان کنید.
برای مثال شما در آخرین شغل خود، مسئول سفارش ناهار بودهاید. میتوانید تنها در رزومه خود بنویسید «مسئول سفارش ناهار» یا میتوانید بنویسید «مسئول سفارش روزانه ناهار برای ۱۵ نفر با توجه به محدودیتهای رژیم غذایی و بودجه ماهانه ۷ میلیون تومان». هر دوی این عبارتها شما را به عنوان یک مسئول سفارش ناهار توصیف میکند، اما مورد دوم جزئیات و آمار بیشتری داشته و برای کارفرما و استخدامکنندگان جذابتر است.
میتوانید تیترهای شرح شغلی خود را با کمک فرمول زیر بنویسید:
وظیفه شغلی + جزئیات کار + نتیجه اجرای آن
استفاده از جزئیات و آمار به شما کمک خواهد کرد تا وظایف خود را بهدرستی شرح دهید. اما اگر احساس میکنید این کار برایتان آسان نیست، از خودتان سوالهای زیر را بپرسید و سعی کنید به آنها پاسخ دهید:
کار من روی چند نفر تاثیر میگذاشت؟
آیا من کار را در زمان مقرر و با توجه به بودجه معین به پایان رساندم؟
آیا من توانستم در بودجه و زمان شرکت صرفهجویی کنم؟
هر چند وقت یکبار این کار را انجام میدادم؟
به مهارتها و آموزشهای خود اشاره کنید.
ممکن است شما در زمینههای مرتبط مهارتها و تواناییهایی داشته باشید و کار با ابزارهای مختلفی در این حوزه را بدانید. برای مثال مذاکره، برقراری ارتباط موثر یا مهارت کار با نرمافزارهای مجموعه آفیس، مدیریت دانش و… را بدانید.
سعی کنید با توجه به شغلی که برای آن رزومه میفرستید و نیازمندیهای آن به مهارتها و آموزشهای مرتبط اشاره کنید و از درج مهارتهای بیش از حد و طولانی پرهیز کنید.
اگر این اولین کار مسئول دفتر شماست…
تخصص و مهارتهای خود را در رزومهتان پررنگ کنید. هر چقدر بهتر بتوانید تخصص و دانش فنی خود را در رزومه بیان کنید، استخدامکنندگان بهتر میتوانند درباره ارزش و تجربیات شما بدانند و به طور موثرتری در مورد استخدام شما تصمیمگیری کنند.
بنابراین از بیان مهارت و تخصص خود در نرمافزارهای آفیس تا هماهنگی رویدادها در رزومه خود، چشمپوشی نکنید. اگر نمیدانید که کدام مهارتها یا تخصصهای خود را بیان کنید، چند شرح شغلی مسئول دفتر را در آگهیهای استخدامی بخوانید تا ببینید که چه چیزی بیشتر از همه برای آنها اهمیت دارد. سپس با توجه به آنها و توانمندیها و مهارتهای خود، رزومهتان را ویرایش کنید.
شرح مختصری از خود ارائه دهید. نوشتن خلاصه رزومه به شما کمک خواهد تا به بهترین شکل ممکن، علت درخواست برای این شغل یا تغییر مسیر شغلی خود را توضیح دهید. هرچقدر مهارتها و تجربههایتان بیارتباط با این موقعیت شغلی باشد، باز هم با نوشتن یک خلاصه میتوانید آنها را قانع کنید تا شما را استخدام کنند. در خلاصه رزومه خود به مهارتهای نرم، تجربیات مرتبط و اهدافتان را بنویسید. این خلاصه باید روان و کوتاه نوشته شود، شاید فقط چند جمله.
برای مثال فرض کنید که به تازگی فارغالتحصیل شدهاید و به عنوان یک شغل پارهوقت در یک فروشگاه فروشنده بوده و در یک هتل هم کارهای پذیرش مهمانان را انجام میدادید. یک نمونه خلاصه رزومه شما میتواند به شکل زیر نوشته شود:
«به تازگی فارغالتحصیل شدهام و دو سال تجربه در مدیریت فایلها، تهیه پیشنویس مکاتبات، انجام پژوهشهای اینترنتی و تعامل با مشتریان در یک فروشگاه و یک هتل را دارم. در این دو سال مهارتهای روابط عمومی، سازماندهی و توجه به جزئیات را فراگرفته و توانایی انجام چند وظیفه را به صورت همزمان دارم.»
نحوه نوشتن شرح مختصر خود را میتوانید در مقاله «چطور خودتان را در رزومه معرفی کنید؟» بخوانید. همچنین نمونههایی از «درباره من» برای مشاغل مختلف را نیز در این مقاله برایتان آوردهایم.
کلام آخر
اگر علاقهمند به این شغل هستید و تواناییهای متناسب با آن را دارید، هماکنون میتوانید رزومه خود را آماده کنید. بهتر است در تهیه رزومه از مهارتها و تجربیات خود صادقانه و با جزئیات لازم صحبت کنید. علاوه بر اینها توجه کنید که:
۱. رزومهتان را تکصفحهای تهیه کرده و آن را بر اساس سلسله مراتب تاریخی بنویسید.
استخدامکنندگان رزومههایی را که سریعتر و آسانتر خوانده میشود، بهتر بررسی میکنند. حقیقت این است که آنها در طول روز، صدها رزومه دریافت میکنند و وقت کافی برای خواندن یک رزومه طولانی و پیچیده را ندارند.
۲. رزومه خود را بازخوانی کنید.
پیش از ارسال رزومه، حتما چند بار آن را بازخوانی کنید. گاهی کوچکترین اشتباهی در رزومه فرصت استخدام را از شما میگیرد. حتی میتوانید از یکی از اعضای خانواده خود یا دوستان و همکارانتان بخواهید تا آن را برای شما بررسی کنند.
میتوانید از نمونه رزومه زیر نیز برای نوشتن رزومه خود راهنمایی بگیرید. همچنین اگر برای اولین بار است که رزومه مینویسید، از مقالات رزومهنویسی پیمون استفاده کنید.
